Vinnarintervju: Maria Riscado - Office Professional 2017

Maria Riscado ser utmärkelsen Office Professionals Award som en bekräftelse. Inte för sin egen del, utan för landets alla assistenter och själva rollen.
– Det är jätteroligt att strålkastarljuset sätts på rollen som assistent, konstaterar hon.

Hon är inte helt bekväm i att stå i fokus även om hon tyckte det var fantastiskt roligt att få gå upp på Vasateaterns scen och ta emot utmärkelsen Office Professional of the Year 2017 under Vidgade Vyer i februari. Maria Riscado, executive assistant på Volvo Group Truck Operations, lever, enligt juryns motivering, ”företagets affärer”. Hur gör man det?

– Jag tror att många generellt har en bild av att assistenter utför arbetsuppgifter men inte alltid är särskilt insatta i vad som föregår i företaget.

– Där är jag kanske litet ovanlig, eftersom jag har haft förmånen att få jobba med chefer som tycker att assistenten ska vara med i ledningsgruppen och delta i dialogen. Jag är inte tyst, går vi laget runt så uttalar jag mig också om strategiska frågor, produktionskapacitet eller kvalitet, förklarar hon.

Arbete och utveckling i ett
Hennes arbetsplats, Volvo, är en stor koncern och även om Maria Riscado har arbetat där i 22 år, har hon bytt arbetsplats i fyraårscykler. Hon började 1995 som assistent åt en fabrikschef, fyra år senare – när fabrikschefen blivit vd för ett av de mindre Volvobolagen – hörde han av sig och sade att han saknade deras samarbete så Maria flyttade efter.

Hon har också varit assistent åt CFO:n och senare VD:n på Volvo Powertrain innan hon 2012 ansökte till sin nuvarande position på Operations, i samband med en stor omorganisation.

All produktion och logistik samlades under ett tak och i dag är enheten koncernens största, med cirka 34 000 anställda och en lång rad fabriker och distributionscenter över hela världen.

– Det var jättespännande, för det fanns inte någon upparbetad struktur, utan det handlade om att få ihop fem tidigare organisationer i en. Från början var det bara jag, min chef och hans ledningsgrupp, så vi var med och byggde upp allting, berättar hon.

Maria framhåller att det finns stora fördelar med att arbeta i en stor koncern, inte minst för den egna utvecklingen. Själv har hon bland annat arbetat med internkommunikation, haft en tillikauppgift som informationschef under en kortare period och varit projektledare för ett av bolagens namnbyte.

– Man kan vara lojal mot arbetsgivaren men har ändå möjlighet att röra på sig och få personlig utveckling, det har alltid varit viktigt för mig, säger hon.

Strategisk som assistent
Genom åren har Maria Riscado varit aktiv i olika nätverk, bland annat EUMA, och drivit en del frågor kring assistentrollen. En av hjärtefrågorna har varit assistentens anställningstrygghet.

– Det ska inte vara upp till chefen att bestämma att han ”tar med sig sin assistent”, vi vill bli tillfrågade. Om en chef slutar ska vi ändå känna att vi har kvar vår tjänst, understryker hon.

– Så var det inte förr i tiden, det var inte ovanligt att man fick besked om att ”den nya chefen har sin egen assistent med sig”, utan att ens ha träffat assistenten på tjänsten.

– Det har ändrats en del över tid - och det är en balansgång, det handlar ju väldigt mycket om ett samarbete. Men min inställning har alltid varit att man ska ha möjligheten att prova samarbetet först och om det sedan inte känns bra så kan man lösa det i samförstånd.

Maria tycker att det är viktigt att dela erfarenheter, man kan lära sig mycket av varandra och hon fungerar också som mentor åt andra assistenter.

Hon har några tips som hon bjuder på:

– Det är framför allt viktigt att förstå vad företaget håller på med, annars är det svårt att göra sitt jobb.

– Ju högre takt desto viktigare blir det att göra rätt prioriteringar och det klarar man inte om man inte om man inte ”är i loopen” och förstår verksamheten. Det ger också legitimitet åt vår roll, betonar hon. Hennes tidigare chef utmanade henne exempelvis i olika strategidiskussioner och tog sig tid att svara på frågor.

– Det är klart att det är lättare att prata produktion än motorutveckling, det är mer konkret och en tydlig puls i en sådan organisation som vår. Jag måste förstå för att veta varför vi agerar på ett visst vis om det blir en hamnstrejk eller om en viktig leverantör går i konkurs.

– Det underlättar jättemycket om man kan ha en rak dialog, och om man själv är lyhörd och flexibel. Själv vill jag jobba med chefer som utmanar mig att göra mer än vad jag tror att jag klarar av, förklarar hon.

"Ha glöd men brinn inte ut"
Ett annat råd är att ”våga ta plats” och ”våga tro på att du kan bidra”.

– Ingen är perfekt och alla gör fel men i ett bra arbetsklimat kan man hjälpa och komplettera varandra, utan hierarkier och prestige. Då blir jobbet mycket roligare och lättare för oss, samtidigt som det är en trygghet för våra chefer, poängterar Maria Riscado.

– Sedan brukar jag säga att det inte finns någon som sätter gränser utom jag själv. Det ligger i vårt DNA att vi vill ge hög service men eftersom våra chefer brinner för det de gör kan de jobba väldigt långa dagar. Det är lätt att dras med i det och man måste vänja sin omgivning vid att inte alltid vara tillgänglig eller svara sent på kvällen, de gränserna kan bara du själv sätta.

– Samtidigt är assistentjobbet det roligaste jobb man kan ha. Livet är kort och man måste ha roligt, tycka om dem man jobbar med och vilja att de ska lyckas, avslutar hon.