Rollen som assistent på agendan
2019-02-18Vidgade Vyers andra dag är i gång och förste föreläsare är en av världens mest anlitade utbildare för assistenter, Adam Fidler. Han driver i dag Adam Fidler Academy men har också 20 års erfarenhet som assistent själv, bland annat på Boots, Bank of America och Salford City College - och för en hög offentlig person som inte får namnges!
Nu vill han omdefiniera deltagarnas syn på sin yrkesroll men även ge verktyg för en effektivare vardag! En del chefer vill bara ha någon som gör administrativa uppgifter medan en assistent i dag har en helt annan roll, en mer strategisk och "intellektuell" roll, förklarar han inledningsvis.
– Du kan inte ändra chefen men du kan ändra ditt eget förhållningssätt och ditt mindset, påpekar han.
– Definiera din egen roll och ha ett samtal med din chef. Förklara att en assistent i dag inte bara utför administrativa uppgifter, utan behöver tänka och vara involverad på ett djupare plan, förklarar han.
Digitaliseringen påverkar arbetet och många enklare administrativa uppgifter kommer att försvinna successivt. Assistentens jobb kommer däremot inte att försvinna men det är viktigt att visa cheferna att man gör så mycket mer och annat.
– Låt mig vara tydlig; det är inte ditt levebröd att göra de enklare uppgifterna, konstaterar Adam.
Enligt hans modell handlar den nya assistentrollen om att vara proaktiv och ansvarsfull. Att inte bara ansvara för diarieföring, service, dagliga rutiner, utskrifter, arkivering och kopiering utan man ska addera en del andra uppgifter, som att vara med i budgetarbetet, föredra ärenden, delta i projektarbeten och ha en tydligare utförarroll.
– Jag vill inte skrämma någon men det här är viktigt, för om ni får in de nya mer strategiska uppgifterna kommer alla också att se er som en del av ledningsgruppen, säger han.
Enligt Adam Fidler är den nya moderna assistenten naturligtvis mer självständig än tidigare.
– Ni är dessutom mästare på social kompetens, kom ihåg att de yngre som kommer in nu inte behöver lära sig mer teknik, utan mer sociala färdigheter, fortsätter han.
Adam Fidler beskriver också minutoperativt arbete kontra att ha en helhetsbild. Han gör metaforen ett dansgolv och en balkong. Om man är mest på dansgolvet ser man bara det som händer på golvet och har fokus på kommande dagar. Om man står på balkongen får man en helhetssyn och ett helikopterperspektiv. Man ser att några dansar i ett hörn, andra inte kan dansa alls, att några är osams, att någon visar upp sig och att någon ägnar sig åt något fuffens.
Chefen ska definitivt stå på balkongen och assistenten röra sig på dansgolvet men ha god kontakt med balkongen och röra sig mellan för att vara en given del av verksamheten.
– Var en manager, råder han.
Adam förklarar även skillnaderna mellan att vara sekreterare, personal assistent och Executive Assistent.
Några av hans råd är:
- Uppför du dig som en självklar professionell assistent så uppfattas du också som det
- Bli mer självständig
- För dig som en manager med självförtroende
- Var tydlig med vad du själv vill och våga ifrågasätta
- Fortsätt framåt, arbeta smartare och bli mer effektiv
- Använd dina viktigaste egenskaper och kompetenser; emotionell intelligens, kännedom om verksamheten och var en utförare
- Var inte reaktiv utan proaktiv
- Sätt dig in i affären
- Gå med i ett professionellt nätverk
- Äg din egen karriärutveckling - ingen annan kommer göra det
- Skaffa professionell kompetens och utveckla gärna någon specialkunskap, bli specialist på något
- Utveckla och visa dina ledaregenskaper, var en "manager"
Och kanske; det viktigaste av allt: börja med att reflektera över din yrkesroll i dag, dina styrkor, svagheter, möjligheter och utmaningar - och ta sedan sikte på framtiden! Livslångt lärande är här för att stanna!
Adam Fidler avslutar sin timme långa föreläsning med en kort fabel om ledarskap och visar sitt "manifest" som också finns på nätet: https://www.executiveassistant.org/blog/2017/6/21/the-ea-manifesto-what-i-am