Chefen och assistenten 2022

Hur ser svenska chefer på assistentrollen nu och framåt? Vartannat år genomför IMA International Management Assistants och Företagsuniversitetet en undersökning där man frågar svenska chefer om deras syn på assistentrollen. Vilka arbetsuppgifter tycker cheferna är viktigast? Vilka nya ansvarsområden skulle man vilja tillföra rollen? Och vilken kompetens värderar man högst? IMAs Eleonora H Staunsrup och Företagsuniversitetets Marlene Berglund presenterar en rykande färsk undersökning.

Här fick vi se resultatet från enkäten där 121 chefer svarat. Chefer som är VD eller motsvarande, ingår i ledningsgrupp. 

De tre viktigaste arbetsuppgifterna?

• Administrera ledningsgrupp och styrelse, Ansvar för kalender och tid, Hantera dokumentation

Vad arbetar din assistent med, förutom de klassiska uppgifterna?

• Konferens- och eventplanering, Utvecklar administrativa rutiner, Office management

Vad skulle du vilja att din ass skulle jobba med (förutom det ovan) 

• Sociala medier och webb samt Utbildningsadministration

Viktiga kompetenser och kunskaper

• Kommunikation och information, Social kompetens, Digital kompetens, Organisationskunskap, Självledarskap

Viktiga personliga egenskaper? (här har vi grupperat egenskaperna till fyra olika person-typer)

• Person 1: Positiv trevlig lojal socialt kompetent...
• Person 2: självständig, handlingskraftig, drivande, utvecklingsorienterad.... 
• Person 3: planerar, strukturerar, analytisk, organisatorisk....
• Person 4: förlängd arm, engagerad i bolaget, kompanjon, kan ta över möten.... 

Reflektion: Kan dessa fyra finnas i samma person? Anpassar vi oss till chefens behov? Anpassar chefen sig till oss? 

Hur skapar du ett bra samarbete med din assistent?

• Regelbundna avstämningar, ger konstruktiv feedback, ger möjlighet till utveckling, inkluderar hen i ledningsarbetet. 
• Från frisvar: Sitter i samma rum, skapar frihet, involverar i långsiktiga utvecklingstankar 

Hur kan det bli ännu bättre?

• Det kan inte bli bättre, säger många! 
• Transparens, lära känna, mer delaktig i chefens vardag, vara pålästa och proaktiva, 

Ingår assistenten i ledningsgruppen?

• Ja, både som helt administrativ resurs och som ledamot med helt egen kompetens. 
• Nej, vi "brukar inte göra så", "stör dynamiken". 

Om 5-10 år?

• Rollen finns kvar och har utvecklats säger de allra flesta. 

Hur vill du att din assistent utvecklar sig?

• Nätverk! Självständigt söka kunskap. Utbyte mellan kollegor. 

Det naturliga nästa steget?

• Taket har nåtts säger många.
• Men det finns en hel del som säger, möjligheter finns! Ta över arbetsuppgifter i ledningen. Hållbarhetsfrågor. HR. Projektledare. Digitala områden.