Vikten av rutin i kaoset & chefen med dubbla kalendrar

Ofta tänker man på rutiner som något trist och enahanda men i ett kaos kan faktiskt dessa rutiner också skapa känsla av stabilitet och trygghet. Sånt som är viktigt när det stormar. Vid omorganisationer eller kriser blir många arbetsuppgifter underordnat skapa lugn och stabilitet eftersom företaget fortsatt behöver ha igång personal för den ordinarie verksamheten samtidigt som ett intensivt arbete görs för den uppkomna situationen. Där är en av de viktiga funktioner jag tycker att vi assistenter har.  Stötta ledningsgruppen i att behålla lugnet och givetvis ha en struktur för krishantering. Dessa rutiner kan vara allt från morgonfikat med kollegorna, se till att ledningen är runt i och synlig i organisationen.

Jag har sedan 4 månader en ny chef och som tillsatts i och för en omorganisering. Nu har de stora organisatoriska strukturerna beslutats och fortsatt arbete med organisation och utveckling pågår. Jag trivs mycket bra med chefen som är en stimulerande knivskarp och strukturerad person. Min chef ingår i koncernledning i Postnord och har uppdrag där samtidigt som hon har  CEOrollen i Strålfors AB.  Inga problem med dubbla eller många funktioner i en organisation så är det för många numera. Problemet var att hon måste fortsatt jobba med två kalendrar och jag har bara koll på den ena. Som assistent känner man i dessa situationer att varningsflaggor hissas och man tappar lite av kontrollen men som oftast är det bara att hitta en lösning. Problemet är  säkert inte unikt för mig men det var första gången jag stötte på denna utmaning. 

Nu känns det som jag ändå haft tur. Med mycket gott samarbete från annan assistent som hjälper min chef i koncernfrågorna på Postnord, hittade vi en bra lösning.  Alla inbokningar i kalendern, vare sig det är 1-2-1 möten, konferenser , ledighet eller tid hos frissan, gör vi dessa till en bokning där båda "kalendrarna” bjuder in varandra.  Jag lovar att det blir mycket aktiviteter men så har vi också bra koll och samarbete… alla 3. 

Har du själv några bra tips när många delar flera kalendrar? 

Vi hörs snart igen!

/Lillemor