Tre chefer och en assistent!

Idag tänkte jag skriva lite om hur det är att ”serva” fler personer i sin roll. Sedan tidigare har jag erfarenhet av hur det är att arbeta för bara en chef, när det är som rörigast kan jag förstås känna att det vore enklare. Jag gillar dock den här konstellationen, det blir en dynamik i det som jag är förtjust i, och jag skulle säga att det skapar en helhetsöverblick inom företaget som jag har nytta av.

Ibland, alltför sällan, brukar jag göra lite noteringar över vad jag gjort på en dag för ganska ofta när det har kastats fram och tillbaka mellan uppgifter så känns det som inget blir gjort eller klart.

Nu tänkte jag dela in gårdagen i hur mina uppgifter var fördelade mellan mina tre chefer och en som är min egen.
Mina tre chefer är ju VD, Finansdirektören, vVD/Regionchef/Informationschef.
Jag har ingen prioritetsordning direkt men kan ärligt erkänna att den som väntar längst på att få mina tjänster utförda är Finansdirektören som jobbar i moderbolaget, det är också hans uppgifter som sträcker sig över lite längre tid. De andra två har oftast mer ”ad hoc” uppgifter att komma med och de kan inte vänta.

VD
– Förberedelse inför att VD ska presentera årets medarbetarenkät, vilket skedde på vår lunch och gjorde att vi åt gemensam lunch för Direktion och Kontorsservice, totalt åtta personer. Catering och dukning så att vi kunde komma igång exakt kl. 12.00 och vara klara 13.00. Här blev det förstås en del arbete efteråt för att städa upp efter oss och som alltid är jag lika tacksam när en kollega rycker in och hjälper till. Tack Jessica.
– Påmint om höstens seminarium för ledningsgruppen och vilka som ska delta/anmälas.

vVD/Regionchef/Informationschef
– Meddelat förhinder till Almedalen, kontaktat flygbolag och samarbetspartner för att se om det finns någon som köar för att få flygbiljetter. Resulterade i ny kontakt på LinkedIn. Kul med nätverkande även på sociala medier.
– Spärrat och beställt nytt Statoilkort.
– Beslutat kring en kollegas bemärkelsedag och hur bolaget ska uppvakta,imorgon förmiddag blir det shopping och fixande för att på eftermiddagen lämna över present. Detta ligger normalt sett på respektive chef för den avdelning som personen arbetar för. Då min chef är regionchef så är jag förstås behjälplig till övriga i hans organisationen med uppgifter som dessa även om den anställda inte direkt rapporterar till min chef.

Finansdirektör
– Framtagande av årsstämmoprotokoll, konstituerande protokoll, dagordning och fullmakter. Hanterade totalt tre stycken bolag igår. Inskick av årsredovisning i ett bolag som vi nu fusionerat. Här vill jag utropa ”yiiippiie”för att detta är klart. 25 styck årsredovisningar. Check.
Det är också en av de uppgifter jag drar på lite för länge. Det är mycket kontrollerande och inhämtande av underskrifter, stämma av att man har rätt datum för att konstatera att årsredovisningarna blev lite senare påskrivna av revisorerna vilket gjorde att vi måste anpassa stämmodatumet till detta.
Totalt kvarstår sju bolag att hantera när det gäller stämmoprotokoll och det ska vara klart när jag går på semester om drygt en vecka.
– Gemensam bevakning att årsredovisningar inkommit och godkänts hos Bolagsverket.
– Arkiverat ovan dokument och tittat på hur vi kan få mer plats och struktur i arkivet. Detta måste bara bli gjort. För första gången besökt arkivet i källarplanet för att se om här finns utrymme som kan frigöra plats i vårt arkiv som finns på våningsplanet där jag sitter. Möjligheter? Problem? Etablerat kontakt med andra avdelningar för att se om vi kan styra om. Pågående…
– Kontakt med UC Företagsfakta för att inhämta information om de tjänster de har och vilka som kan tänkas vara intressanta för oss och för vilka bolag. Rapportering vidare till chef. Beslutas och slutföras denna vecka.

Mitt
– Värvat en ny medlem till Norrköpingssekreterarförening och EUMA från ett av våra intressebolag. Sa jag att jag brinner för mina nätverk?
– Styrt upp sommarens posthantering för personer som arbetar främst från Stockholm men under sommarperioden delvis utgår från huvudkontoret i Norrköping.
– Tillsammans med vår kommunikatör stämt av kring ny omslagsbild på vår Facebook-sida.
Ni gillar väl oss på Facebook? https://www.facebook.com/gillalundbergs
– Hanterat och besvarat våra allmänna e-postadresser info@ och information@, den förstnämnda i samarbete med vår receptionist.
– Publicerat en ”save the date” för våra utbildningsdagar i höst på intranätet.
– Kontaktat Eurocard för att stämma av kring ett kort som dröjer till en av våra anställda.
– Skrivit underlag till ekonomiavdelningen beträffande dagens lunchcatering (syfte, namn, konteringsuppgifter) för att underlätta när fakturan kommer.
– Ombesörjt att kontorsservice beställer mer kaffe till vår konferensavdelning och rensat bort onödiga saker i skåp.
– I övrigt började jag dagen med att lite snabbt läsa igenom Fastighetsvärlden för att hålla mig up-to-date om vad som sker i vår bransch. Detta försöker jag lägga ett par minuter på varje morgon. Det skapar en förståelse som är viktig i mitt dagliga arbete och för att hänga med i vad som händer kring oss.
– Skuggade igenom det dagliga mejlet kring vår omvärldsbevakning.
…och sist men inte minst hanterat post, mejl och inkommande telefonsamtal löpande under dagen. Förstås.

Over and out
I jämförelse med din dag. Var min dag lik din? Det är just detta som man inte har en susning om. Vad gör ni andra super-office-executive-assistants?
Jag kan varmt rekommendera att ni lite då och då sätter er ner och skriver ned hur er dag varit och reflekterar, allra helst när man känner att man inget fått gjort, jag lovar er det har ni!

Jag älskar våra EUMA-möten när man faktiskt kan få en inblick i alla andras vardag och få input på hur man kan utveckla sin egen roll, det ger så mycket. Önskar förstås att jag kunde delta mer än vad jag gör men det är inte alltid så lätt med det geografiska avståndet.

Nu ”rockar” vi den här dagen och gör den till den bästa!