Torsdag allerede...

Torsdag allerede... 
Hverdagen på jobben starter gjerne med en kopp kaffe og at jeg leser gjennom mailer. Vi jobber med hele verden, så det er ofte mye mailer på morgenen.
Jeg prioriterer ofte oppgavene fra mail korrespondansen, så dagen blir nogenlunde strukturert. Men det går ikke alltid som planlagt!

Bank oversikt på kontoene til IGU ser jeg på hver dag. Det er rutine. I tillegg har det kanskje kommet noen fakturaer jeg skal registrere og effektuere videre i systemet. 
Vi bruker forskjellige system avhengig av om det er norske eller utenlandske fakturaer. Vi bruker IT systemene til Statoil, som for Accounting er SAP.

Reisebestillinger og visum søknader tar mye tid, siden det er mye reising i IGU. Jeg har kontakt med flere reisebyråer fordi ikke alle på kontoret har samme arbeidsgiver og derfor ikke samme reisebyrå.
Det er kontinuerlig kontakt med reisebyråene for å få de beste flyrutene og de beste prisene på relativt kompliserte reiser for sjefen min.
Visumsøknader kan også være tidkrevende. I tillegg må reiseregninger skrives i forskjellige systemer, i forhold til ansettelsesforholdet. SAP er ikke bare SAP.
Jeg har blitt SUPER bruker - ihvertfall i 2 forskjellige brukergrensesnitt, siden SAP ofte er tilpasset den enkelte bedrift.

Lunsjtid
I Norge er det ikke så vanlig med varm lunsj, som dere har i Sverige. På kontoret jeg sitter nå, går vi over til nabo firmaet og spiser lunsj i kantinen. Det er salatbar, brød og pålegg. Idag var det også en varm suppe.
Vi har, som jeg har skrevet tidligere, flere kulturer representert i IGU General Sekretariatet. Akkurat nå har jeg 1 kollega fra Korea og 1 fra Spania, og tidligere i år har jeg også jobbet med en jente fra Oman. Jeg syns det er veldig
spennende og lærerikt.
I lunsjen forteller vi ofte dem om nordmenn og norsk kultur. Ikke alltid så lett. Nå når det nærmer seg jul snakker vi om hvordan vi feirer jul, og hva vi spiser til jul. Om kransekake, ribbe & pølse, og Pinnekjøtt (lam) og kålrabistappe (rotmos).
Det er mange "smaker" de skal gjennom. Koreaneren har faktisk begynt å like Brunost (Geitost). Det syns vi er gøy, for det er veldig vanlig pålegg i en norsk matpakke.
 
Idag har mye av dagen gått med til å ringe HelpDesk. Det er et eget kapittel for seg selv. Jeg tror jeg ringer gennomsnittlig 2-5 ganger pr. dag til vår HelpDesk. Nå har de også flyttet Helpdesken til utlandet (Malaysia) sikkert for å senke kostnader.
Det går på engelsk. Det er OK, men noen ganger vanskelig å forklare hva som er feil og tiden fra man ringer inn, til man får hjelp, tar tid. Alt fra 1 til 4 dager. Idag var det et ganske lett spørsmål, men jeg trengte svaret idag, ikke om 4 dager! Jeg
hadde bestillt et "Meet-me" nummer, et nummer alle ringer inn til en telefonkonferanse. Det var bare det at en av deltagerne skulle ringe inn fra Australia, og Australia stod ikke oppført i listen over nummer man skulle ringe inn fra.
Jeg har ganske liten tålmodighet med sånne oppgaver.
Jeg vil komme med en bokanbefaling!

Jeg har lest boken: The PA & EA Circus, skrevet av Angela Garry. Det er en veldig bra og lett forståelig bok om livet som PA/EA og hvordan man best kan håndtere forskjellige arbeidsoppgaver. Et interessant innlegg om Mindmapping. 
Send Angela gjerne en mail om du er interessert i å kjøpe boken hennes: angelagarry@picaaurum.com 

I kveld er jeg invitert på julebord med min avdeling i Statoil, og det gleder jeg meg til! 
Så nå er det bare å komme seg hjem og få på danseskoene!

Ha en strålende torsdag!