Tisdag - Möten, möten och åter möten

Har ni också haft dagar då ni känner att ni inte får "något gjort" då hela dagen är inbokad med massor av möten? Ibland undrar jag hur min chef står ut att gå från ett möte till nästa...Idag har jag haft en sådan dag. Det har varit intressanta möten och nödvändiga möten men mailen fortsätter och komma och man har ju inte mindre att göra efter mötena..

Ett av mina möten var speciellt intressant och något jag skulle vilja ha lite input från er - om möjligt. Jag och min chef ska flytta, vi kommer att sitta i nya lokaler ihop med övriga i koncernledningen. Idag sitter vi väldigt traditionellt i egna rum, alla gäster som ska in till min chef gör det genom mitt rum.

Min chef har ett stort rum med konferensbord, skärm och utrustning för att kunna ha möte med upp till 8 deltagare. Detta gör självklart planeringen enklare för oss då vi inte behöver boka konferensrum för merparten av dessa möten. Jag agerar - som jag tror många chefsassistenter - gatekeeper och ser till att gäster som kommer tidigt blir mottagna och jag påminner min chef om något möte håller på att dra ut på tiden. Det är heller inte ovanligt att efter ett möte, jag får någon slags återkoppling, ett nytt möte ska bokas om eller liknande. I och med flytten kommer vi att sitta i ett öppet landskap, vi kommer att sitta ihop med koncernledningen d.v.s. i ett annat hus än var vår personal sitter och min chef kommer inte att ha ett eget konferensrum.

Jag tycker det ska bli spännande att sitta i landskap och att sitta ihop med mina koncernledningsassistenter tror jag kommer att vara mycket lärorikt och utvecklande. MEN det handlar inte så mycket om den fysiska miljön, inte för mig, det jag har svårt för just nu är att se hur jag smidigt ska hitta ett annat sätt att arbeta. Och här tycker jag att man missar i denna typ av projekt. Man skissar på ritningar och pratar om miljön men inte så mycket om arbetssätt. Det handlar om enkla saker

- om min chef sitter på möten 100% av tiden någon annanstans - jag kan inte ge support ihop med själva mötet/ alt jag springer emellan?
- bordstelefon - koppla in och koppla tillbaka samtal - vet att mycket kan göras med mobiler men här finns fortfarande en stor begränsning
- papperslöst - här vet jag att många jobbar annorlunda än vi och att man inte behöver ha så mycket printat

Bara så ni förstår mig - jag är flexibel och tycker detta ska bli spännande - men i ett projekt som berör en hel del personer som kommer att ha samma utmaning - varför inte väva in själva förändringen av arbetssättet i projektet och hjälpa oss. Ta fram nya sätt att jobba ihop, dela best practice och exempel på hur man kan lösa tekniska problem. Det känns inte effektivt att vi ska sitta på var sitt håll och fundera ut nya arbetssätt. Och Change management är ju en viktig del av förändringsprojekt, att få med personalen genom att de inblandade har en möjlighet att påverka lösningen. Nu har vi fortfarande lite tid innan själva flytten så kanske vi kan börja titta på lösningar. 

I vår blogg så ska vi ju också ge tips för övriga assistenter - vill hålla mitt ord och bidra även här. Under eftermiddagen hade vi vårt ledningsmöte. Vi använder Skype for Business för att dela material med deltagare som inte sitter i rummet. Idag hade vi flera av våra chefer på resande fot och de deltog från Japan, USA, Belgien, Frankrike, Korea och Sverige men alla kunde delta i diskussionen och se allt material. För att underlätta hanteringen men också öka min tillgänglighet så jobbar jag med extended desktop. Jag kan då visa presentationen och dela den med mina kollegor i rummet på skärmen men ändå ha ett öga på mina mail. Extended desktop har jag också vid mitt skrivbord, det är fantastiskt när man ska jobba i olika program och jämföra material eller klipp och klistra mellan, eller kolla datum mot kalendern.... känns lite som en kommandobrygga eller vad säger ni?