Tisdag - Management möte

Att planera effektiva ledningsmöten med bra information inför mötet och en bra logistik under mötet är en av de mer väsentliga arbetsuppgifterna för en chefsassistent. Jag skulle tro att den processen är sig ganska lik oavsett vilken bransch man verkar i eller om man är i offentlig sektor kontra privat. Man brukar säga att en grupp ska vara mellan 7 och 12 personer, min erfarenhet är att ledningsgrupperna tenderar att vara ganska stora. Vår ledningsgrupp består av 16 personer, det är kanske i största laget och kräver sin speciella disciplin.

Utmaningen för vår ledning är att vi har chefer som ofta deltar via Skype eller telefon, att vara 12 i rummet och 5 på "tråd" ställer också stora krav på mötesdeltagarna, det är inte alltid man tänker på att de utanför rummet har svårt att följa med dialogen i rummet. Idag startade vi vårt 2-dagars face-to-face möte vilket underlättar mötet då alla deltog i rummet. Däremot ställer det mer krav på arrangören. I de flesta fall, vi är "Operations", försöker vi ha våra möten ute i verksamheten. Det innebär ofta en fabrik. Då viger vi också en del av programmet till att göra en GEMBA - en japansk term - då man ger sig ut i verksamheten och på plats ser hur det fungerar.

Idag var vi för omväxling inte ute i verksamheten utan satt i ett konferensrum på vårt kontor. Utmaningen var att diskutera den förändrade Volvo Group organisationen och hur den påverkar vår organisation, hur vi ska anpassa oss för att möta dessa förändringar. Vi hade både intressanta och bra diskussioner. Som assistent i just min ledninggrupp så deltar jag också i den dialogen, vet inte hur vanligt det är men i just mitt gäng så vill man h assistentens syn och ja, jag har en åsikt. Efter alla dessa år så är man engagerad och vill bidra. Givetvis gör jag mina kommentarer med den takt och respekt som processen kräver men man ska inte underskatt sitt bidrag, assistenter har en tendens att göra det, "inte ska väl jag, jag är bara assistent"...

Ibland behövs det en annan synvinkel, och som assistent så kan du ge just den, du har ingen organisation eller funktion som du representerar eller bevakar så din input är oftast fri av egenintresse och därför också intressant att lyssna på. Tänk på det!