Splittrat uppdrag

Tänkte att jag med detta blogginlägg skulle berättta vad det innebär att vara Executive Assistant på just Qmatic. Qmatic är ett bolag med 300 anställda världen över, vi säljer via c.a 100 partners till 122 länder. Man kan säga att vi är minst sagt globala. Mitt uppdrag är fördelat på 3 ben, jag assisterar i första hand CEO, CFO samt ledningsgrupp. Mycket av det jag gör inom ledningsgruppen handlar om koordinering av kalendrar, bokning av resor och hotel samt administration av protokoll och avtal. Koordinering med styrelsemedlemmar och banker.Ja egentligen är man där behovet är störst just nu. Inom denna del ligger också travel manager-uppdraget. jag brukar jämföra jobbet med en a la carte restaurang, där man springer på den senaste beställningen. Visst blir det en del långkok och surdegsbak också men det känns som om det mesta måste ske nu och helst igår:-) Jag har aldrig haft någon kollega som jobbat med samma sak som jag, det hade varit roligt och och också varit lite lättare i samband med sjukdom och semester, men bolaget är inte så stort och har inte heller en kultur av att ha assistenter. Det är mycket själv är bäste dräng.

Det andra benet är att jag är ansvarig för kontoret, fastigheten, receptionen. I kontorsansvaret innebär det kontoret i stort med möbler, renoveringar, ombyggnader, SBA alltså systematiskt brandskyddsarbete Här har jag personalansvar för en receptionist samt om vi hyr in personal vid arbetstoppar. Detta är den svåraste biten för det handlar det om att göra 100 personer nöjda med sin arbetsmiljö. Inte alltid lätt.

Det tredje benet är min största glädje och där jag är bäst, jag är ansvarig för alla konferenser och event på bolaget, allt från små konferenser för 6 personer upp till stora partnerevent för 300 personer. Vi gör 5- 10 konferenser per år, så detta tar en del av min tid i anspråk.

Jag trivs mycket bra med mitt jobb på Qmatic, det är högt och lågt och ingen dag är den andra lik.

Just idag innebär jobbet att jag agerar konferensvärdinna för ett globalt säljmöte tillsammans med min receptionist. Det som framför allt är roligt är den tacksamhet man möts av, och förvåningen från de utländska gästerna att få denna service här på kontoret. Vi känner oss mycket uppskattade.

Snökaoset fortsätter att ställa till det i stan, väntetider på taxi i upp till en timme och en hel del långa köer på vägarna pga olyckor, samt att lokaltrafiken funkar sådär.

Ikväll är det EUMA Väst medlemsträff, vi skall på ett föredrag som heter Claim your Brain, jag skulle vilja ha ett bra tips på hur man kan tömma hjärnan och minnet på onödigt vetande, ett bra arkiveringssystem där uppe I huvudkontoret hade vart toppen:-)