Måndag och hela veckan framför oss

Är det någon som inte använder någon form av kalender? För mig är det grunden i strukturera min arbetstid.

Hösten 2017 hade vi på IMA North en grundutbildning i Outlook, allt från mejl till kalender och tips och trix i allmänhet. Efter det har jag hittat mitt eget sätt att med hjälp av Outlook strukturera arbetsdagen, både då det gäller kalendern, mejlen och arbetsuppgifter. Låt oss ta en titt på kalendern idag. Den är verkligen mitt bästa verktyg för att hålla koll på hur arbetsdagen ser ut.

När jag bokar i min kalender har jag några heliga grundregler.

• Det som inte finns i kalendern – det finns inte. Absolut viktigast!
• Boka in tid för administration och förflyttning.
• Om möjligt lämna luckor för oförutsedda händelser.

Så här ser min vecka ut

Du får zooma in på skärmen för att se detaljerna.Jag lägger in allt som bara går i kalendern. Det som står där blir av. Om inte, så kommer jag i alla fall att inse att jag behöver flytta det om något brådskande inträffar. Till och med fikat på förmiddagarna finns inplanerat eftersom jag vill prioritera det för att hinna surra med mina kollegor.

Du kanske lägger märke till de svarta Adm-tiderna? Det är min tid för att hantera mejlen, prioritera arbetsuppgifter och annan övrig administration där uppgifterna bara tar någon minut. Många gånger kan de ligga i början av dagen, men som idag måndag, började jag att arbeta med företagets Facebook, eftersom jag hade förutsett det på fredagen. I mitt fall är det ofta så att om jag avslutar med Adm-tid innan jag går för dagen, så behövs det mycket lite Adm-tid på morgonen därpå. Den här veckan är lite speciell med två heldagar i möten och en helutbildningsdag. Då får Adm-tiden hamna där det går.

När jag bokar möten bokar jag dem med ett litet mellanrum, i alla fall 15 minuter. Tänk på att du behöver förflytta dig, även om det bara tar 5 eller 10 minuter. Det blir ineffektivt om du har två möten i följd och behöver lämna det ena mötet tidigare och kanske komma till det andra lite för sent. Du kanske missar något väsentligt. Detta också av respekt för dem som håller i mötena.

Det är inte alla dagar det finns luckor i kalendern. Men om det går, lämna lucka. Antingen om något oförutsett händer eller om något tar längre tid än beräknat.

Mitt tips till dig

Se till att verkligen boka in allt i kalendern, stort som smått. Det blir visuellt, tydligt och enklare att prioritera. Tid är ju något vi alla har lika mycket av, 24 timmar om dygnet, det är bara frågan om vad vi väljer att göra med tiden.

Visst låter det enkelt och präktigt? Funderar du om detta verkligen funkar? För mig fungerar det i stor utsträckning. Visst finns det dagar då det ”skiter sig” antingen helt eller delvis. Men då det skiter sig, så skiter det sig i alla fall på ett sådant sätt att jag ändå har koll på läget.

Nu kanske du funderar varför min kalender ser ut som en färgpalett? Berättar mer om det nästa gång. Som du ser i min kalender beräknas det bli på torsdag.

Vi avrundar med en surdegspadda

Förresten – har du sett kortfilmen om Surdegspaddan? Jätterolig film på 5 minuter om de där arbetsuppgifterna som bara måste blir gjorda. Länken fick jag från Mona, vår ordförande i IMA North.

Surdegspaddan