Måndag - felsökning och tidstjuvar i massor

Inför denna vecka så har jag funderat lite extra på om jag har en strukturerad dag och styr min egen tid eller om jag låter mig distraheras av tidstjuvar.  Tänkte nog att jag skulle få en möjlighet att analysera lite mer vad jag gör och om jag följer principen att lägga tiden på det som adderar mest värde för min chef. Alltför ofta kommer jag till jobbet med föresatsen att fokusera på ”rätt saker” och upptäcker när dagen börjar närma sig sitt slut att jag lagt min tid på ”annat”. Jag är alltid lika imponerad av mina assistentkollegor som inte missar en deadline och alltid verkar göra saker i ”rätt ordning”.

Normalt vill jag att min dag har ett flöde där jag på morgonen hanterar våra mail, godkänner och attesterar ev. förfrågningar, planerar de nästkommande dagarna och säkerställer en eller två aktiviteter på längre sikt. Så har vi lite av idag/imorgon/Framtiden varje dag. Innan jag lämnar för dagen så har jag sedan en stund där jag planerar min nästa dag och säkerställer att min chef har allt han behöver för sin nästa dag/dagar.

Idag har min dag bara handlat om felsökning och avvikelsehantering. Om man som jag är uppvuxen i en produktionsorienterad arbetsmiljö, där man ska göra rätt från början, man felsöker och återkopplar men framförallt avlägsnar WASTE, så kan man säga att min produktivitet varit ganska låg idag.

Som assistent beskrivs man ofta som oljan i maskineriet och vi jämnar för att chefens dag ska vara ett smidigt och jämnt flöde av effektivitet.  Tyvärr så hanterar vi ibland samma avvikelse och justerar men har inte alltid tid att säkerställa att rutinen ändras hela vägen tillbaka till felkällan, vill inte låta alltför abstrakt men tror att en del assistenter känner igen sig.

Vi har system som ska supporta och stödja men de är ofta framtagna för ”individen”, många minns säkert alla speciallösningar vi fick ha för att kunna skicka kallelser ”onbehalf of” våra chefer och ha fungerande länkar till mötet. I ett stort system med många användare så behöver självklart utvecklaren hitta lösningar som fungerar för den stora massan och där är vi och vårt arbetssätt en minoritet.Så vi lär oss att skapa fungerande ”work around” rutiner, detta blir en del av vårt arbetssätt. Frågan är om vi är tillräckligt bra på att verkligen återkoppla och jobba igenom problemen till källan? Ska man jobba lite mera ”lean” så bör varje flöde vara så effektivt det kan. Nu undrar ni säkert vad som fick mig in på denna filosofiska tanke – och jag har ju lovat att skriva om min dag ….

-     Saknade 2 fakturor från Eurocard (som ju är en STOR operatör) som inte klarar AB Volvos system – detta har jag lärt mig att acceptera och jobba runt

-     Innebär att jag måste få dem faxade till mig (de FÅR inte skicka skannade kopior)

-     Upptäcker att min fax inte fungerar –visar efter felsökning och en hel del tid

-     Kontaktar IT supporten som kommer och konstaterar att vi inte har en fungerande telefonlinje

-     Detta måste felanmälas, kanske har någon noterat vad lite vi använder fax och valt att säga upp vår linje??

-     Efter att fått kopiorna till receptionens fax måste jag ringa och ”felanmäla” mina fakturor

-     Så jag får ett ärendenummer som jag sedan får skanna fakturorna mot och skicka via mail

-     Sedan måste jag avvakta/bevaka att dessa kommer in på min workflow för att sedan kontera och hoppas att det inte blir betalda alltför sent

Jag har en chef som jobbar långa dagar och sitter i möten mest hela tiden så om jag ska kunna skapa ett bra flöde och en effektiv dag för min chef så handlar det väldigt mycket om mötesplanering. Oftast lägger vi assistenter väldigt mycket tid på detta, vet inte om vi på Volvo har en möteskultur som skiljer sig från andra bolag men med tanke på att vi är globala, finns i alla tidszoner och har en stor och djup organisation så blir det MÅNGA möten. Så ofta handlar det om att få in ytterligare möten i en redan mötestung dag. Då detta händer så sällan så måste det därför nämnas…..strax före dagens slut får jag besked om att de möten vi bokat för torsdag och fredag med alla våra större funktioner för uppföljning kan kortas ner!!

Så kanske det finns lite rättvisa i världen och jag kan känna att det inte bara varit minus tid idag utan jag också fått lov att ”skapa tid” och på så sätt adderat värde för min chef…..

Maria Riscado