Ledningsgruppen

2016-10-19 Katarina Parneby

Jaha, tisdagen blev en så’n där dag. Där allt rullar på och det blev inte blir en endaste liten lucka.

Vi började med ledningsgruppsmöte på förmiddagen. Vi är ju en liten myndighet, 75 personer, och har en ledningsgrupp bestående av alla chefer, kommunikationsansvarig och jag.

Vi har möte varannan vecka 9-12 och jag håller i agendan. Dvs. förbereder de punkter som tas upp. Innan mötet har jag en avstämning med min chef, generaldirektören, och administrativ chef då vi går igenom dagordningen och diskuterar igenom eventuella stötestenar.

Vad som ska tas upp på ledningsgruppen är alltid en utmaning i en liten organisation tror jag, det är lätt att prata om ”allt”. Vi har precis startat ett arbete med att försöka hitta rätt former och det går sakta framåt.

Hur gör ni? Vilka frågor tas upp i din ledningsgrupp? Sitter du med och får höra diskussionerna?

Jag är som sagt med i ledningsgruppen och skriver också minnesanteckningar. Dessa minnesanteckningar förs inte vidare utan är till för ledningsgruppen. Information från mötet förs sedan vidare ut i organisationen via enhetscheferna. Varje enhet har möte dagarna efter ledningsgruppsmötet och vid enhetsmötet förs minnesanteckningar som är tillgängliga för hela enheten.Om någon fråga kommer upp som behöver ”lyftas”, tar enhetschefen med sig den till kommande ledningsgruppsmöte

Det här är ett informationsflöde som hos oss fungerar bra. Det blir inte för formellt men vi säkerställer ändå att alla nås av all information och att vår samverkansmodell fungerar.

Vi har en gemensam mapp på servern där vi sparar allt material från möten som inte är lätt hittat på andra sätt och i andra system. Lite old fashion men det fungerar bra.

Hur dokumenterar ni? Hur säkerställer ni informationsflödena?

Nu ska vi bara försöka bli lite mer digitala. :) Jag tittarpå ett stöd för digital möteshantering. Jag har hittat ett system där vi kan utgå och administrera från vårt diarium och lägga till en app för mötesdeltagarna. Det ser bra ut och vi är nog där snart. (Tänk på att vi är en gammal myndighet som funnits sedan 1632… det går inte fort, det går långsamt)