Konferensvisning och hur man ska få en chef att förstå att det tar tid det man gör?

I somras flyttade jag till ett nytt kontor så nu är det jag ser 10 meter utanför mitt fönster, Sveriges troligen äldsta fortfarande fungerande kemikaliefabrik, lokalen byggdes 1913, nuvarande produktion togs i drift på 1950-talet. Trevligare utsikter kan man ha men rummet är bra och jag har fyllt det med massvis av utprintade foton från resor och utklippta bilder från gamla kattkalendrar. Blommorna som jag hade med mig från mitt förra kontor har överlevt trots att det är mindre sol som når hit.

På lunchen idag så åkte jag iväg på en hotell- och konferensrumsvisning av nya Kviberg Park Hotel. Efter det så var det avtackning av en av assistenterna som gick i pension där det bjöds på kaffe och tårta.

- Min chef tyckte jag skulle blogga om detta så det är inte illojalt :-) Fick förra tisdagen snabbt och ”lustigt” reda på att jag ev. ska ta över 25 % av assistentens tjänst.

Det är i så fall att hjälpa Bohussitens platschef med sponsringsfrågor, intranet, konferenser, julklappar, 25-årsfirande etc.. Då jag redan har 100 % och vet att det lätt blir mer än 25 % när man väl börjar med intranät och annat dyker upp så ansåg jag att jag inte hade någon chans att kunna göra detta utan att snart gå in i väggen. Min chef, som är ny för mig sedan nyår, hade fått ihop efter att ha frågat andra chefer att jag bara arbetade 50 % men när hon såg de timmar som jag nu interndebiterar och jag förklarade att allt tar mer tid än man tror och att betala fakturor när man byter system, korrekturläsa kemiska rapporter etc. etc. Chefer tror lätt att det bara är att ringa ett samtal och boka en konferens och sedan är det klart och inte att man behöver bjuda in personer, fixa ev. bordsplaceringar, meddela allergier, se till så att det blir den sittningen man vill ha, göra alla ändringar med antal personer, kolla att allt är på plats, betala fakturor efteråt. Är det dessutom övernattning så är det ännu mer. Likadant att har man ansvar för sharepoint/intranätsidor så är det inte bara att skapa dem utan sedan måste man varje vecka gå in och kolla så att länkar fortfarande fungerar samt göra andra uppdateringar så att det är levande.

Besviken men tyvärr inte förvånad över att chefer inte vet hur mycket man gör och hur lång tid det tar för att andra inte ska behöva uppleva en massa problem. Närapå så man känner för att inte vara proaktiv så att det märks.

Dagens omedvetna beröm kom från en professor som jag hjälpte med att fixa visum till Kina åt –hur kan du komma ihåg allt utantill?

Tips: Skapa en mapp som heter Manuals och undermappar HR, IT, Reports, SHM, Tips and Tricks, Travel etc. Jag har i dagsläget skapat eller sparat ner andras så det finns 117 stycken. Jag kollar en-två gånger per år att det är de senaste som är där. Alla inom FoU har tillgång till mappen. Jag skapar en manual med ”print screen” och pilar så fort jag har fått samma fråga mer än en gång så kan jag bara skicka med den nästa gång jag skickar ut ett mail om t.ex. brandutbildning – hur man anmäler sig på intranätet, hur man tar sig från Landvetter till hotellet och siten på bästa sätt, hur lägger man in ett förbättringsförslag i vårt system Flexite, vilket bokföringskonto använder man för att göra avdrag på 90 kr per person vid konferenser?