Konferenser

Maj månad. För mig innebär maj nästan vart år att jag är mitt inne i konferensperioden.

Skall man anordna konferens i maj, juni, augusti eller september är det en fördel om man har framförhållning. Iallafall om man vill ha en speciell anläggning. I år fick jag kanske inte alla mina förstahandsval men ändå nöjd då de är proffsiga och det är huvudsaken för en assistent. För tillfället balanserar jag 4 olika konferenser i storleksklassen 16-48 personer. Inga större konferenser förvisso men det är i stort sett lika mycket jobb som för t.ex. en stor konferens på över hundra personer.

Just nu är det excel som gäller för att hålla reda på flyg, allergier, nätter före och efter konferenserna, folk som byter mellan de olika konferenserna, agendor, matbeställningar, speciella önskemål, möbleringar, utrustningskrav i rummet, osv osv. Det är mycket som skall klaffa för att allt skall klaffa. 

Denna sommaren har jag för första gången en konferens i USA. En konferens som verkligen lärt mig uppskatta våra svenska konferenshotell. I USA behöver man ha kontakt med minst 3 personer. En person för konferensen, en för alla måltider och en för den tekniska utrustningen. Allt från pennor till projektor måste beställas. Ta betalt är hotellen dessutom väldigt duktiga på. Betalt tar de givetvis så fort man signerat ett kontrakt. Inga preliminära bokningar här inte. Inser hur fantastiskt smidigt det är att boka här hemma men det är också en rolig och utvecklande erfarenhet.

När jag fick veta att det var önskemål att lägga konferensen i USA och vi inte hade lokalkontor på platsen gick mina frågor direkt till mitt proffsiga nätverk EUMA. Vi har en stängd facebookgrupp där man kan ställa frågor om allt mellan himmel och jord. Fick inom några få minuter bra tips på anläggningar och namn på andra chefsassistenter som anordnat konferens i Florida. Imorgon skall nämnda nätverk träffas i malmö och tack vara en engagerad styrgrupp har vi en spännande kväll kring LinkedIn att se framemot. Mer om detta på torsdag.