Jaha, så var det hela över!

Efter att under cirka ett års tid varit involverad och genomfört ett event, så infinner sig en viss tomhet och saknad när det hela är över. Naturligtvis känner jag mig stolt och glad över att allt gått bra och att jag fått vara med att skörda frukten. Ofta kan det ju vara så att vi i vår roll arrangerar möten och event där man själv inte deltager. Hör man sedan inget efteråt, så utgår man ifrån att allt var till belåtenhet. Feedback kommer inte alltid automatiskt....  Därför är det förstås väldigt roligt att själv ha deltagit och sett hur det hela avlöpte.

Det jag refererar till just nu är EUMA:s Training day 2016 som i år gick av stapeln i Stockholm med deltagare från hela Europa. Vi var ett 10-tal som ingick i projektgruppen. Att inga män fanns i gruppen behöver väl knappast tilläggas, eftersom det avser Management Assistants. Vi var i skiftande åldrar från olika företag, vilket ger en bra dynamik i gruppen.

Jag tänker ägna dagens blogginlägg åt planeringen och återkommer i morgon till själva dagen D och verkställandet.

Från början kände vi att vi famlade oss fram och var lite osäkra på själva upplägget samt även på vad rubriken för Training day skulle bli. Men vi tog oss an vårt uppdrag med friskt mod och gick från klarhet till klarhet. Visade sig att det var inte bara en dag det gällde utan en hel del kringarrangemang. Två dagar innan skulle Europa:s styrelse bestående av en handfull personer sammanträda en heldag och dagen därpå var det Counsil möte med ett 50-tal deltagare från de europeiska medlemsländerna. En Welcome reception och en Gala Dinner och därefter själva Training day.

Deltagarantalet till TD (som vi förkortade dagen till) var från början satt till 120 personer och ökades sedan till 200. Därefter kom förslag upp om att även ha svenska årsmötet dagen efter TD, eftersom så många ändå var i Stockholm.  Krävdes med andra ord en hel del logistik.

Offerter samlades in på lokaler, hotell, middagar och transportmedel. Med tanke på svenskt aprilväder måste en plan B finnas. Under resans gång valdes dock plan B, för att inte behöva riskera allt för många ändringar i sista stund. Texter tuggades om några vändor och det blev helt plötsligt bråttom att få ut på våra hemsidor, så att deltagarna kunde anmäla sig. Då skulle alla priser vara fastställda och en logotype skapad. Det var då bara oktober!

Vi använde oss sedan av ett hjälpmedel från Lyyti för att ta in anmälningar och sedan plocka ut rapporter. Ett finskt program som jag kan rekommendera. Dokument och protokoll laddade vi upp i Drop-box som jag också varmt förordar som verktyg. Vi skapade även en facebook grupp för oss i projektet.  

Gruppen fungerade fint ihop. Vi hade tydliga ansvarsområden. Körscheman, to-do-listor, budgetuppföljning upprättades och reviderades vartefter. Månatliga möten till att börja med och sedan förstås tätare på slutet. Sista veckorna drunknade vi nästan i mail där vi alla kom på saker och funderingar. 

Avslutar för idag och tröttar er inte med förarbetet mera. Men jag tänkte det kunde vara intressant att följa processen.