Fullständigt förvirrad

Idag ska jag vara med på mitt första Skype-möte, inte mitt första någonsin, men på nya jobbet. Mitt nya liv ska helst vara helt papperslöst eftersom jag inte har något eget skrivbord. Det innebär att jag tänker mig att skriva mötesanteckningar på datorn samtidigt som jag har koll på mötet och agendan. Det som är bra med Skype-mötet till skillnad mot vanliga telefonmöten är ju att man ser VEM som pratar, vilket gör det lättare för mig som ska skriva protokollet jämfört med ett vanligt telefonmöte. Jag gör så att jag har ett litet Word-fönster uppe vid sidan på skärmen och då ser jag Skype-mötet samtidigt och behöver inte hoppa mellan bilderna. Funkar hyfsat för att vara första gången. Tidigare har jag skrivit mina anteckningar för hand och sen renskrivit på datorn.

Märker att det är lite svårt så här i början att hänga med,man förstår ju inte alla interna benämningar men det är bara att anteckna och fråga efter mötet. Alla pratar bra engelska och det är tur att jag har erfarenhet av telefonmöten från EUMA-styrelsen, det gör det lite lättare att hänga med. 

Dags att ta ett kliv in i modern tid och lära nytt arbetssätt.

Det bästa hade ju varit om vi hade haft Skype på filmduk,hm, ska kanske föreslå det till nästa gång. Då ser man ju de olika presentationerna bättre också = större bild.

Jag har ägnat mina första två dagar med att få datorn att fungera, få in chefernas kalendrar och mejl i min Outlook. Jag har skapat min användare på alla interna sidor jag behöver ha tillgång till och gjort en grundstruktur i ”hem”-katalogen för att spara dokument på ett bra sätt. Jag har redan vant mig vid att gå in i de små ”telefonkioskerna” som finns när jag ska ringa eller när det ringer till mig. Jag har redan börjat se vilka praktiska arrangemang som måste fixas för att kunna jobba på ett bra sätt utan fast plats.

Då man inte har sitt eget skrivbord och förvaring blir det som att gå tillbaka till högstadiet eller gymnasiet då man hade sitt eget skåp.Jag har fått nummer 105. Där har jag min fasta punkt i tillvaron.

De här förstadagarna har jag på morgonen lagt in min handväska där och tagit ut min dataväska (ingen idé att bära hem den innan jag börjat jobba ordentligt). Sen vill jag ha lite cerat till läpparna, tillbaka till skåpet för att hämta. Jag ska på lunch, lämna datorn i skåpet och hämta handväskan. Efter lunch till skåpet och lämna handväska och hämta datorväska. Torr om händerna, till skåpet och ta lite handkräm. Jag ska göra reseräkningar och får kvitton, var förvarar jag dem? I mitt tidigare liv var jag van vid att cheferna lämnade allt på mitt skrivbord om jag inte var där, kanske med en lapp med beskrivning om vad de ville ha gjort. Nu måste jag hitta bättre sätt och ska dessutom hålla isär fem chefer.

Mycket kommer ju via mejl men lite papper kommer det att bli. Ska jag ha någon form av arkiv i mitt skåp där jag förvarar papper från det att jag får dem, till dess att det är dags att få en underskrift och kan lämna vidare? Hur gör cheferna när de vill lämna papper till mig? Postfack är kanske lite omodernt så hur gör de om vi inte råkar befinna oss på kontoret samtidigt? Nu måste jag hem och tänka….

Vecka 2: Nu har jag inrett mitt skåp med några brevkorgar och valt färgkoder till cheferna så jag kan hålla isär deras kvitton och andra papper. Det blir mycket mejl med uppgifter och att få datorn att samarbeta tar mycket tid. Den vill inte riktigt finna sig i att sitta vid en ny plats varje dag och tar lång tid att koppla upp sig till alla program och externa tillbehör. Jag ska i alla fall få beställa en trådlös mus, så jag kan ha den på min vänstra sida och klicka på "rätt" knapp. Jag måste också få ett bättre upplägg i min Outlook så jag kan jobba med "Tasks" också som jag gjort tidigare, blir ännu viktigare nu när jag ska vänja mig av med Post-it och papperslistor. Nu tar fyra kalenderar och mejlboxar så stor plats att jag inte kan se så mycket annat, får jobba på det.

Over and out!