Första dagen på nya jobbet

Mitt nya liv börjar nu! September 2016 är det dags för att börja på nytt jobb. Det var 8 år sedan sist och känns oerhört spännande. Jag ska erkänna att mina blogginlägg är lite fusk. Jag skriver som en dagbok under ett par veckor innan det är dags för att göra själva bloggandet. Jag gör så för att få in känslan av att börja på nytt men även få med praktiska tips för både den som lämnar en tjänst och den som börjar.

Företaget jag börjar på har en helt annorlunda organisation än vad jag är van vid. Ingen hierarkisk uppbyggnad med en allsmäktig VD i toppen utan ”Business Units” spridda över fler länder. Det innebär att cheferna jag jobbar åt har några medarbetare i Sverige och några i andra länder. Några av min nya kollegor sitter här i Sundbyberg men har kollegor och chefer i ett eller flera andra länder. Många möten (nästan alla) sker via Skype och sker på engelska. 

Precis innan jag började flyttade företaget till nya lokaler där allt är nytt och fräscht, genomtänkt i inredning och färger. Vi jobbar nu i ett aktivitetsbaserat kontor med allt vad det innebär av ny-tänk och hur sjutton får vi vardagen att fungera? Kommer också att utvecklas under veckans blogg.

Något jag har haft stor nytta av redan dag 1 är det överlämningsdokument som min företräderska och tillika EUMAmedlem försåg mig med. Det är ju inte alltid så att man får chansen att få en överlämning. Ofta hinner det ju vara avtackning en tid innan det blir dags för den nya att börja.Inte heller har man alltid turen att känna varandra lite grann så att man kan prata om jobbet och få veta mer detaljer om de chefer man ska jobba med, deras egenheter och egenskaper. Nu är jag så lyckligt lottad att både instruktioner och informationer kom mig till del innan första dagen.

Jag har sökt jobb en längre tid med chefens goda minne (vi var båda införstådda med att jag var tvungen att gå vidare för att få tillbaka arbetsglädje och utmaningar) och hade fått ett sommaruppdrag att skriva en handledning för min tjänst, eftersom vi var rätt säkra på att jag inte skulle ersättas omedelbart och att arbetsuppgifterna kanske skulle fördelas på fler personer som inte hade en aning om hur man gör de olika uppgifterna. Jag började med att göra en lista med alla arbetsuppgifter vartefter jag utförde dem, för att få en ”bruttolista”, vilket bara det visade för mig hur mycket olika saker jag egentligen pysslade med under en månad.  

Efter det var det dags att beskriva de olika uppgifterna,hur, vart, med vilka hjälpmedel och för vem. Chefen påminde mig om att tänka som om en person inte tidigare satt sin fot på företaget skulle läsa instruktionerna, då växte det ytterligare……Det blev många turer runt i lokalerna med telefonen för att fotografera. T ex frankeringsmaskinen, huga! säkert 15 bilder från hur man slår på, byter porto, gör REK, fyller på pengar när de är slut, byter färgpatron mm, mm. Det ska in kontaktpersoner för olika saker både internt och externt,vilka leverantörsavtal vi har så man nyttjar rätt kontakt och inte skaffar nya utan att veta. Efter 8 år har man ju mycket i huvudet och lite på papper.

Så, fick jag äntligen beskedet att jag fått jobbet! Jippii! Då fick jag sätta fart för att få allt på plats, man vill ju gärna lämna med”flaggan i topp”.

Även om du inte står i begrepp att byta jobb så kan det nog vara bra att göra en sammanställning av dina arbetsuppgifter och ansvarsområden. Där kan man ju också göra anteckningar om saker man uppnått/gjort under året som underlag till sitt medarbetarsamtal, gällande de olika uppgifterna man har. Något jag har lärt mig är också att det är ett bra dokument när man byter chef. Som assistent gör man ju så mycket små saker och ibland udda saker som kan vara svårt för andra att se, de märks först när man slutar göra dem. Att hela tiden hålla sin CV uppdaterad är ett annat bra tips. Även om du själv inte tänker dig att byta jobb inom den närmaste framtiden så vet vi ju att världen är en osäker plats och plötsligt kanske du får besked om att du är överflödig eller att företaget går i konkurs eller att den nya chefen vill ha en annan assistent.

Det är en speciell känsla första dagen på ett nytt jobb: man känner ingen, vet inte var toaletten finns, var hämtar jag kontorsmaterial, när brukar folk fika,äta lunch? Äter man inne på kontoret eller ute på restaurang? Lägg då till att du inte får ditt eget skrivbord! Var gör jag av handväskan, ska jag bära på den hela  dagen? Vart ska jag slå mig ner, vem ser trevlig ut,var finns det ett  ledigt skrivbord, vilka ytor är avsedda för vilken typ av arbete? 

Något som vore bra var att få en "fadder" i det här läget. Mina nya chefer är fullt upptagna med möten och kan bara ägna tid åt mig korta stunder. Då känns det tryggt med ett överlämningsdokument som ger mig handledning så jag får in alla kalendrar och mejl  i min Outlook, vilka interna webbsidor jag behöver registrera mig på, att skapa mig en helt ny struktur i min nya dator. Nu finns det inte plats för papper, det är datorn som gäller. Tur att alla nya kollegor verkar så trevliga och hjälpsamma och att de inte har något eget arbete att utföra när jag behöver hjälp..........

En något trött och förvirrad, men lycklig Eva lämnar kontoret och går hem.

Veckan efter, även det en måndag, är det medlemsträff i EUMA, då träffar jag Anne som hade jobbet före mig och även bloggar veckan före. Det känns bra att kunna tacka för all förhandshjälp med information och dokumentet och berätta att "hennes" chefer verkar ha överlevt min första vecka. Temat för mötet är "Assistentrollen ur ett rekryteringsperspektiv" och där pratar  vi dessutom om "målkort" och hur man kan sätta mål även för assistenter, historiken bakom vårt yrke och framtiden. Vi kom överens om att vi måste vara tydligare och ta för oss, vara med i matchen som det heter inom idrotten.