Ena dagen fula ankungen och dagen efter en svan....

Jag lärde mig tidigt att när man skulle söka jobb så är det viktigaste av allt är att skriva något som väcker uppmärksamhet.  Såklart, hur skall man annars synas i mängden. Antar samma gäller när man skriver en blogg, sen gäller det väl att ha någon form av röd tråd i det man skriver också så man inte lovar något spännande och sedan inte levererar.

Igår kväll hade vi företagsföreställning på Göteborgsoperan tillsammans med Volvo Group. Jag har huvudansvaret för alla biljetter vi har till Operan, Göteborgs Symfoniker, Scandinavium och Frölunda Indians. Givetvis något jag delegerat bort till en annan assistentkollega som tycker detta är en spännande utmaning. Företagsföreställningarna är något som annars är väldigt tidskrävande, men igår kunde jag själv bara komma och sätta mig rakt ner utan några arbetsuppgifter mer än att vara social och trevlig:-). När jag kom hem satte jag på datorn för att skriva ett inlägg här. Istället fastnade jag i mailen och sedan även i en chat med en vän. När jag efter 2 timmar fortfarande inte ens kommit på en rubrik så gav jag upp. Brukar ju vakna vansinnigt tidigt ändå så jag kan skriva den på morgonen istället. Känns tryggt att säga att det kom lite annat i vägen, för om någon förstår så är det ni. Så det fick bli nu, 10 minuter under lunchen som ändå blev vid skrivbordet.

Först hade jag tänkt att skriva om hur jag hanterar de runt 750 mail som strömmar in under en dag i genomsnitt, men jag tror inte själv jag hade läst det inslaget eftersom vi alla arbetar ollika. Jag har en livsstil som förmodligen inte skulle passa hälften av er eftersom jag läser mail bokstavligen dygnet runt, 7 dagar i veckan. Istället satt jag och funderade på vår blogg:" How does the Executive Assistant do it?". Så här kommer min saga. Den som startar som en ankunge men som idag, i alla fall enligt mig själv och då inte till utseende, har blivit en fullfjädrad svan.

Slutet av år 2008, ålder 31, Volvo Personvagnar i djup ekonomisk kris, ca 20% skall få gå runt årsskiftet, sist in, först ut, där låg man säkerligen i farozonen. Ja, det var i alla fall vad många trodde om mig. Bakom kulisserna hade jag redan fått erbjudandet att ta över från personen som satt som VD-assistent då. Minsta dottern då 2 år och folk som sa att: "Du kommer inte klara det, klimatet är för tuft och som småbarnsmamma så går livet inte ihop. Dessutom har du för lite erfarenhet för att kunna ta den tjänsten".... Ja, nu råkar det vara så att det var just den typen av meningar som fick mig att acceptera tjänsten. Ge mig en utmaning och jag skall bevisa motsatsen. 1 januari 2009, "lilla jag" hade fått en ny tjänst. Dag 1, telefonsamtal 1: "Hello, have I reach the First Lady of Volvo Cars?" Där kom min första vita fjäder.

Dagens ämne: Hur påverkas vi av våra chefer?

Min första VD hade en hög karaktär och en pondus som fick lejon att blekna. Personligheten var en stor man i en liten kostym (han var under medel i längd :-)), älskade teater och hade en humor som inte liknade något jag tidigare stött på. Denna man hade en mycket hög tro på mig. Han litade från första dagen på allt jag gjorde, tvekade inte en sekund på att dela med sig av "hemlisar", han fick mig helt enkelt att tro på mig själv och växa som människa. Under denna resan gick jag nog ifrån det som egentligen en VD-assistant "borde" göra (vad det nu innebär). Jag började resa runt med honom på mässor, market reviews, fabriksbesök etc. Detta ledde till att jag fick en helt annan inblick i vad som egentligen hände ute i vår organisation, och dessutom hur skrämmande stor verksamhet vi har...Livet var vädligt enkelt, jobbet kändes som en "baggis" i vardagen och alla skrämselfaktorer var helt borta. Skrämselfaktorer som i detta fall handlade om att omgivningen inte tyckte det var lämpligt att ha en assistent som var så "ung och oerfaren". Det var till och med så illa att jag stundtals hade kunnat känna mig mobbad av mina egna kollegor om det inte hade varit för det självförtroende som min chef hjälpt mig bygga upp. Jag fick vara med om något historiskt, ett uppköp utav Volvo Personvagnar, Ford Motor Company skulle sälja oss och en av spekulanterna, som idag är ägarna, Zhejiang Geely Holding Group, var på besök. Allt som hände, varje steg närmare försäljning var jag med på. Extremt mycket jobb, men så lärorikt. Nu, nästan två hela vingar av vita fjädrar.  

Ny era, nya ägare, ny VD. Utan att gå in i detalj så rycktes allt lite fjädrar av till en början. Från ett fritt liv, till ett strikt 8-17 jobb. I dagsläget så vet jag att det var denna erfarenheten som gjort mig till den svan jag är idag, men då, puh... Allt jag gjorde var fel eller inte tillräckligt bra. En försening i flygtrafiken, en transport som aldrig kom, ett hotel som gav fel kategori av rum...allt var mitt fel...vad hände där...?!?! Inte utan att man fick gå hem och slicka sina sår och fundera länge och väl på om jag kanske inte är så bra som jag trodde. Det gick till och med så långt att jag började leta efter nytt jobb, och emellanåt blev jag uppmanad av chefen att göra så. Här kommer dock lite av dagens tänkvärda i detta, vilken väg väljer man som assistant, "How does the Executive Assistant do it?". Ger du upp? Tänker du om? Eller sätter du ner foten och talar om att du faktiskt är förbannat bra? Jag gjorde det sistnämnda, talade om för vederbörande att han faktiskt går miste om en extremt bra erfaren och grym assistent. Så mycket mer som jag kan ge om han bara var villig att bortse att jag till titel "bara" är assistent till honom. När chocken lagt sig över att hon tilltalade sin chef på det viset så vände allt. Tillvaron blev helt annorlunda, synen på personen som satt utanför chefens kontor förändrades. Monologen som tidigare var vardagen förändrades till att bli dialog och förståelsen för varandra växte och ansvar med den. Det var till och med i detta skede jag fick tillfället att gå in och hjälpa till på sponsoravdelningen, som sedan ledde till Volvo Ocean Race. Saker och ting ändras, men din egna situation styr du över mycket mer än vad du tror, om du bara vågar.

Idag, 3 år med chef nummer 3. En mängd olika spännande, idag fortfarande hemliga, projekt framför mig. Chef över Volvo Cars Showroom i Stockholm. Hårt drivande faktorn till vidareutvecklingen av assisterna inom Volvo Cars. Snart även utbildad coach. Mycket har förändrats, rollen har växt, jag anser mig själv vara svan... Nu tänker ni många, hur hinner hon med detta? Finns inte risken att hon går in i väggen eller blir helt utbränd? Mitt svar, nej! Det finns olika typer av stress, min är positiv. Allt jag gör tycker jag är vansinnigt roligt och ger mig massor av energi. Jag har lärt mig att delegera, jag lägger mycket tid på att lyssna på och vägleda mina kollegor. Jag har människor runt mig, både i arbetet och privat som ger mig kraft, mod och glädje. Visst, jag är en tidsoptimist och ibland stöter man på motstånd från oväntat håll, men igen, jag styr min egna tillvaro, trots det faktum att jag är assistent. Många tror att vår vardag styrs helt utav vad vår chef gör, till viss del ja, men generellt sätt, absolut inte. Jag styr min vardag, så länge jag gör mitt jobb, så länge chefen kommer från A till B som jag nämnde igår, så fungerar vardagen och den styrs endast utav mig. Jag har många exempel och har argumenterat för detta vid flertalet tillfällen, kommer inte ta upp det här, men vill ni ha dialog om det så kontakta mig direkt. Det är ju trots allt därför jag är med i EUMA, för,att vi kan kontakta varandra, dra nytta utav våra åsikter, erfarenheter och olikheter.

Denna gången tänker jag avsluta med en fråga till er. Om ni idag arbetar som VD-Assistent, har ett gäng år kvar tills ni skall går i pension, vart ser ni er själva om 5 år? Vad är ett naturligt "nästa" steg för er?
Jag har fått en hel del jobberbjudanden, mycket tack vare LinkedIn faktiskt, men inget tillräckligt spännande som fått mig att byta tjänst, eller som gett mig en aning om vad jag skall bli när jag blir stor. Vad händer efter svanen?

//Cat

PS -- Det är inte lunch längre... så de 10 minuterna gick inget vidare... dagens assistent ni vet... :-) DS