Att försöka planera och vara proaktiv när mycket av vårt arbete är ad-hoc

Vi har alla i våra organisationer (oavsett liten eller stor)en hel del möten/händelser/event som är återkommande varje år. Det lyckas ändå många gånger bli sista minuten planering och genomförande. Det är inte för att vi inte kan planera utan det är inte alltid lätt att planera in saker i kalendrar där saker och ting kan förändras i sista minuten. Men hur kan vi som Executive Assistant planera för att minska sista minuten genomförande och förhoppningsvis en del stress för dig och chefen?

Här kommer några punkter som jag försöker följa så gott jag kan:

1. I början av året ta fram datum eller vecka alla dessa återkommande möten/händelser ska slutföras.
2. Skapa en tydlig lista med så mycket uppgifter du har tillgång till och hur lång tid det krävs för planering innan händelsen
3. Sätta sig ner med chefen för att få mer info och också bekräfta datum
4. Tillsammans med chefen blocka tider i era kalendrar
5. Tillsammans med chefen titta på vilka andra personer/funktioner som krävs för att förbereda och genomföra mötet/eventet/händelsen
6. I fall någon/några event har en kostnad, vad varje event får kosta etc.

Som vi alla vet så kommer det alltid ändringar och en hel del andra sista minuten saker man behöver göra. Därför tycker jag att det är viktigt att försöka vara så proaktiv som det bara går. Det underlättar inte bara ditt arbete men också sparar chefen en hel del tid och energi.

 

Nu ska jag koppla av med en kopp te i soffan :-)

Trevlig kväll!