Vikten av internkommunikation: ”Medarbetarna ska vilja ha oss i sitt flöde”
Som internkommunikatör ska du hela tiden tänka ”varför” när du kommunicerar, så att medarbetarna förstår inte bara vad som ska hända eller hur förändringen ska ske, utan varför det sker. Det är ett av Ulf Lesleys tre konkreta tips till nya och befintliga internkommunikatörer.
Ulf Lesley är civilekonom och civilingenjör och har arbetat med både intern- och externkommunikation i över 25 år, bland annat som kommunikationschef på Ericsson. Han har som både anställd och chef med egna ögon sett att internkommunikationen ofta behandlas lite styvmoderligt och kan bli bättre hos många arbetsgivare i landet.
– Många prioriterar extern kommunikationen och hinner inte riktigt med den interna. Internkommunikationen blir i stället mer som en megafon, alltså att man lägger ut nya beslut på intranätet utan att fundera närmare på det, konstaterar han.
– Det finns helt enkelt inte tid att ha en kontinuerlig och strategisk genomtänkt internkommunikation. Samtidigt händer det mycket på området och flera nya delar har tillkommit senaste åren som exempelvis employer branding, fortsätter han.
– I dag handlar mycket om att rekrytera och behålla medarbetare och för att lyckas med det behöver man kommunicera både utåt och inåt och skapa en intern stolthet. Det ska kännas att ”här är det kul att jobba”.
Grunderna i internkommunikation
Ulf Lesley är sedan över åtta år kursledare för två kurser på Företagsuniversitetet, dels Praktisk internkommunikation, en grundkurs på tre dagar, dels Strategisk internkommunikation, som riktar sig till alla som jobbat med internkommunikation i några år. Den är på två dagar.
– Praktisk internkommunikation ska man gå om man behöver en mer stabil bas för att kunna jobba strukturerat med internkommunikationen. Man kanske arbetar som executive assistant eller liknande och får i uppdrag att kommunicera ut olika besked till medarbetarna. Då kan man behöva gå den här kursen för att få en struktur, beskriver han.
– Vi går bland annat igenom arbetsbeskrivningen och rollen som internkommunikation och tar fram en aktivitetsplan med mål, kopplat till de övergripande målen i verksamheten.
Nästa steg i kunskapsnivån
I Strategisk internkommunikation förväntas deltagarna redan ha arbetat som internkommunikatörer under ett par år och kursen ska hjälpa till att kliva upp en nivå i kompetensen.
– Då tittar vi på vad som händer med medarbetarnas sätt att kommunicera i moderna kanaler och hur man kommer in i deras flöde snarare än att man kommunicerar i traditionella kanaler. Det handlar framför allt om hur vi kan påverka för att skapa engagemang, berättar Ulf Lesley.
– Vi har kanske ett intranät och vi har ett nyhetsbrev men om medarbetarna bara finns på mobilen, varför ska vi få dem att logga in på intranätet, frågar han retoriskt och fortsätter;
– Det är ett feltänk, vi måste finnas där mottagarna är och då kan det handla om en stängd Facebookgrupp eller en app i mobilen.
Under kursen får deltagarna en verktygslåda med många praktiska verktyg för sin interna kommunikation, bland annat hur man får med sig cheferna/ledarna som kanal, hur man bygger upp och stöttar cheferna/ledarna i ett kommunikativt ledarskap och hur man mäter resultaten.
– Inte minst ökar vi medvetenheten om att man som internkommunikatör måste anamma den nya tekniken och det nya tänket – vi måste finnas där medarbetarna är och på det sätt de bäst påverkas, avslutar Ulf Lesley.
Ulf Lesleys 3 tips
för att lyckas som internkommunikatör
1. Tänk hela tiden ”varför” när du kommunicerar, så att medarbetarna också förstår inte bara vad som ska hända eller hur förändringen ska ske, utan varför. Men den förståelsen så blir det andra mer förståeligt och lättare accepterat.
2. Tänk inte bara ”I vilka kanaler ska jag kommunicera?”, utan ”I vilka kanaler vill medarbetarna få sin kommunikation?”
3. Hur kan medarbetarna engageras för att delta i kommunikationen, tänk wiki. Kan de bidra med något själva?